Home > Privacybeleid

Privacyverklaring CARES ASSISTANCE

1. Algemeen

1.1 CARES ASSISTANCE respecteert jouw privacy

CARES ASSISTANCE hecht veel belang aan jouw privacy en wenst (jouw) persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken. Wij behandelen jouw gegevens geheel in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe CARES ASSISTANCE persoonsgegevens over jou verwerkt. Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die CARES ASSISTANCE verwerkt. Het kan gaan om persoonsgegevens van jou als verzekeringnemer, verzekerde, begunstigde, verzekeringstussenpersoon, bezoeker op onze website, sollicitant, leverancier enz.

1.2 Wie zijn wij?

CARES ASSISTANCE is een gevolmachtigde onderschrijver in België die actief is op het vlak van overlijdens- en ziekteverzekeringen.

Onder CARES ASSISTANCE wordt verstaan in deze privacyverklaring:

CARES ASSISTANCE BV, ondernemingsnummer BE0883.745.125 gevestigd te Rozebeeksestraat 44 te 8860 Lendelede

Deze Privacyverklaring betreft in hoofdzaak de verwerking van persoonsgegevens door CARES ASSISTANCE.

1.3 Wat zijn persoonsgegevens en wat wordt verstaan onder verwerking van persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is iedere informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Het kan gaan om de naam en contactgegevens van een persoon, een geboortedatum, een foto en elk ander gegeven dat gekoppeld is of kan worden aan een natuurlijk persoon, waaronder bijvoorbeeld e-mailadres, telefoonnummer (zelfs het telefoonnummer van op het werk), polisnummer of inlogcode.

Onder verwerking van persoonsgegevens wordt elke bewerking of elk geheel van bewerkingen van persoonsgegevens verstaan. Die bewerkingen zijn bijzonder gevarieerd en hebben onder meer betrekking op verzameling, bewaring, gebruik, wijziging, mededeling van deze gegevens tot en met vernietiging.

1.4 Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

CARES ASSISTANCE is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

2. Wat zijn jouw rechten met betrekking tot de bescherming van jouw persoonsgegevens?

Je hebt steeds het recht op inzage in je persoonsgegevens, op verbetering, beperking of verwijdering ervan. Je hebt tevens het recht op overdracht van jouw persoonsgegevens. Wij zullen aan jouw verzoek tegemoet komen, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Wanneer jouw persoonsgegevens verwerkt worden op basis van het gerechtvaardigd belang van CARES ASSISTANCE kan je steeds bezwaar maken tegen die verwerking. Een bezwaar indienen kan door een schriftelijke, gehandtekend en gedateerde melding via e-mail (INFO@CARES ASSISTANCE.EU) of per post (CARES ASSISTANCE ter attentie van de Data Protection Officer, Rozebeeksestraat 44 te 8860 Lendelede), vergezeld van een kopie van jouw identiteitskaart ter identificatie.

Wat betreft het gebruik van jouw persoonsgegevens in het kader van de direct marketing heb je steeds het recht bezwaar te maken.

Indien je uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven (bijvoorbeeld wat betreft de verwerking van gezondheidsgegevens, in het kader van de direct marketing activiteiten van CARES ASSISTANCE), heb je eveneens het recht om deze toestemming in te trekken. De handelingen die CARES ASSISTANCE vóór deze intrekking heeft gesteld, blijven geldig.

Tenslotte heb je steeds het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel - +32 (0)2 274 48 00).

Mocht je van één van deze rechten willen gebruik maken, laat het ons dan zo specifiek mogelijk weten. Bij het uitoefenen van jouw rechten dient CARES ASSISTANCE jouw identiteit te kunnen verifiëren om te vermijden dat iemand anders zich voor jou voordoet. Daarom vragen we steeds een kopie van een geldig identiteitsbewijs op. Je kan ons bereiken via e-mail ter attentie van INFO@CARES ASSISTANCE.EU of per post op volgend adres: CARES ASSISTANCE, t.a.v. Data Protection Officer, Rozebeeksestraat 44 te 8860 Lendelede.

3. Op basis van welke rechtsgrond gebruiken wij jouw persoonsgevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen als aan één van onderstaande voorwaarden is voldaan.

De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen
De verwerking is gebaseerd op jouw toestemming

3.1 De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst

Dit is bijvoorbeeld het geval:

Om te beoordelen of en onder welke voorwaarden een verzekeringsovereenkomst kan worden gesloten;
Om de verzekeringsovereenkomst uit te voeren;
Om het saldo te kunnen uitkeren aan de begunstigde;
Om te weten of er sociale of fiscale schulden zijn op de nalatenschap;
Om het resterend kapitaal te kunnen uitkeren;
Om de afkoopwaarde te kunnen uitkeren;
Om jouw domiciliëring in orde te brengen;
Om jouw polis af te kopen, dan wel stop te zetten;
Voor het afhandelen van jouw uitvaartdossier;
Om de repatriëringsovereenkomst uit te voeren;
Om de overeenkomst wat betreft palliatieve of overlijdensbijstand uit te voeren;
Om de overeenkomsten met leveranciers uit te voeren.

3.2 De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Het gaat bijvoorbeeld om onderstaande:

De verzekeringswetgeving en de wetgeving over verzekeringsdistributie;
De wettelijke verplichtingen uit de anti witwaswetgeving en in het kader van terrorismebestrijding;
Wetgeving omtrent boekhoudkundige verwerking van de verrichtingen;
Wetgeving omtrent rapporteringsverplichtingen aan administratieve overheden;
Wetgeving omtrent de beheersing van de risico’s;
Regelgeving omtrent de behandeling van klachten;
Wetgeving omtrent de rapportering aan de toezichthouders, waaronder de FSMA (Financial Services and Markets Authority), de NBB (Nationale Bank van België en de Gegevensbeschermingsautoriteit;
De fiscale wetgeving;
Regelgeving omtrent de verplichting om vragen van de gerechtelijke overheden te beantwoorden (politie, parket, enz.); § Wetgeving omtrent slapende fondsen;
Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (Klokkenluiderswet).

3.3 De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen

Zo worden onder andere jouw persoonsgegevens verwerkt omwille van:

Het maken van studies, (risico-, marketing- en andere) modellen en statistieken;
Het creëren van synergiën, efficiëntieverhoging of andere organisatorische of procesmatige voordelen;
De uitoefening en de verdediging van de rechten van CARES ASSISTANCE bijvoorbeeld bij geschillen;
Beheer van klanten en van groepen van klanten of ondersteuning daarvan, inclusief de aanmaak van segmenten (bijvoorbeeld particulieren, ondernemingen, zelfstandigen, …) en persoonsprofielen voor het beheer van klanten of voor het detecteren van behoeften van de klant;
Verzorgen en verbeteren van de website waaronder o.a. www.cares-assistance.eu zodat CARES ASSISTANCE zoveel mogelijk van je vragen met betrekking tot deze websites kan beantwoorden;
Gehele of gedeeltelijke reorganisatie of overdracht van activiteiten indien CARES ASSISTANCE haar bedrijfsactiviteiten reorganiseert of overdraagt. Dit kan betekenen dat jouw gegevens aan nieuwe entiteiten of derden middels welke de bedrijfsactiviteiten van CARES ASSISTANCE geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd, worden overgedragen;
Bedrijfsbeveiliging (camerabeelden, en maatregelen in het kader van cyberriskdetectie en -bestrijding)
Trainingsdoeleinden (opname telefoon en chat gesprekken);
Het opbouwen van een bestand van prospecten en het voeren van gerichte sociale media marketing campagnes naar prospecten op basis van bestaande marketing data;
Het ontvangen, beheren, analyseren, bestuderen en verwerken van meldingen in het kader van het klokkenluidersbeleid;
Het verzorgen en verbeteren van de werking van de vennootschappen die onderdeel zijn van CARES ASSISTANCE, met name door het organiseren van groepspanels en enquêtes en de communicatie aangaande deze groepspanels en enquêtes;

3.4 De verwerking is gebaseerd op jouw toestemming

Bijvoorbeeld in het kader van:

De verwerking van jouw gezondheidsgegevens;
Het vaststellen van jouw klikgedrag op onze websites. Op basis van IP adres en klikgedrag wordt jouw bezoek gekoppeld aan jouw voorkeuren zodat je gerichte boodschappen ontvangt;
Direct marketing, voor zover toestemming vereist is (bijvoorbeeld het aanbieden van enige product of dienst van CARES ASSISTANCE indien je nog geen klant bent);
Het bijhouden van uw curriculum vitae en eventuele assessment. voor het aanleggen van een wervingsreserve;
Gepersonaliseerde marketing, social marketing conversiecampagnes en lead generation, op basis van jouw voorafgaande toestemming.

4. Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

CARES ASSISTANCE verzamelt en verwerkt jouw persoonsgegevens voor diverse doelen.

CARES ASSISTANCE zal per doel alleen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens verwerken.

4.1 Omwille van welke doelen worden jouw persoonsgegevens verwerkt?

Het gaat om volgende doelen:

Om je te kunnen identificeren, om contact met je te kunnen opnemen, om je te adviseren, om je informatie toe te sturen;
Om te beoordelen of en onder welke voorwaarden een overeenkomst kan worden afgesloten;
Om diensten te verlenen die samenhangen met overlijden;
Het vergroten van klantenbestand en het beheer van onze klantenrelaties;
Het bestrijden van fraude;
Om de toepasselijke wetgeving te kunnen naleven (zoals bijvoorbeeld in het kader van anti witwas, boekhouding en fiscale verplichtingen);
Om de noodzakelijke controles te kunnen uitvoeren (onder andere in het kader van opsporing en voorkoming van fraude);
Om klachten / complimenten te kunnen behandelen;
Om het aanbod van CARES ASSISTANCE te laten afstemmen op de noden van haar klanten, kan CARES ASSISTANCE jouw persoonsgegevens analyseren;
Optimaliseren van onze website;
Kwaliteitsmonitoring, door onder andere telefoon- en chatgesprekken te bewaren;
Om geleverde goederen of diensten te kunnen betalen;
Het ontvangen, beheren, analyseren, bestuderen en verwerken van meldingen in het kader van het klokkenluidersbeleid;
Het tonen van relevante en gepersonaliseerde advertenties aan individuele gebruikers, op basis van identiteit, eigenschappen, persoonlijke noden en voorkeuren.

4.2 Wat gebeurt er met telefoon- en chatgesprekken?

Zakelijke telefoon- en chatgesprekken kunnen door ons worden bewaard. Dit doen wij omwille van kwaliteitsmonitoring. Om onze dienstverlening en daarmee de kwaliteit van onze service te optimaliseren, doen wij aan kwaliteitsmonitoring. Ook kunnen wij hiermee aantonen dat wij voldoen aan wet- en regelgeving. Een voorbeeld is de informatieverplichting die wij op grond van de privacyregelgeving tegenover jou hebben. De gesprekken worden niet langer bewaard dan nodig is voor zorgvuldige naleving van de wet- en regelgeving. Daarna worden de gegevens vernietigd.

Belangrijk om te weten:

Als wij jouw gesprek bewaren, dan vertellen wij jou dit tijdens het gesprek;
Wij gaan integer en zorgvuldig om met bewaarde gespreksbestanden;
Wij gebruiken de gesprekken niet voor andere doelen dan de hierboven genoemde;
De bestanden worden niet aan derden verstrekt, tenzij dit verplicht is op grond van wet- en regelgeving.

4.3 Op welke andere manier verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?

CARES ASSISTANCE verwerkt soms publieke persoonsgegevens. Hieronder verstaan we persoonsgegevens die publiekelijk beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld publicaties in het Belgisch Staatsblad, persoonsgegevens die je zelf beschikbaar hebt gesteld op een openbare bron (social media).

CARES ASSISTANCE kan ook jouw persoonsgegevens ontvangen via andere personen dan jij zelf. Bijvoorbeeld doordat je als begunstigde bent opgenomen in een verzekeringsovereenkomst. Bijvoorbeeld door, in het kader van de ondersteuning van (direct) marketing acties, jouw persoonsgegevens aan te kopen van bedrijven die zelf verantwoordelijk zijn voor de rechtmatige verzameling van jouw persoonsgegevens.

5. Hoe gaan we om met jouw gezondheidsgegevens?

CARES ASSISTANCE vraagt van jou als kandidaat-verzekerde een aantal gezondheidsgegevens. Voor de verwerking van jouw gezondheidsgegevens hebben wij jouw uitdrukkelijke toestemming nodig.

5.1 Waarom vragen we jouw gezondheidsgegevens op?

Wij vragen jouw gezondheidsgegevens op in het kader van de beoordeling, het afsluiten en de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst. Jouw gezondheidsgegevens worden verwerkt voor de beoordeling of en onder welke voorwaarden de verzekeringsovereenkomst kan worden gesloten, voor de bepaling van het te verzekeren risico (bepaling hoogte premiebepaling, eventuele wachttijd, alternatief voorstel), voor de uitkering van het verzekerd kapitaal bij overlijden, om bij overlijden na te gaan of jouw gezondheidstoestand op het moment van het aangaan van de verzekeringsovereenkomst naar waarheid werd meegedeeld en voor het behandelen van mogelijke geschillen.

5.2 Wie ontvangt jouw gezondheidsgegevens nog?

Uitsluitend de personen binnen CARES ASSISTANCE en haar partner maatschappijen of partner herverzekeraars die belast zijn met het proces met betrekking tot jouw gezondheidsgegevens ontvangen jouw gezondheidsgegevens. Daarnaast worden uw gezondheidsgegevens uitsluitend verstrekt aan de raadgevende geneesheren, de persoon die in het kader van een geschil kennis dient te nemen van jouw gezondheidsgegevens (bijvoorbeeld een advocaat), andere personen die noodzakelijk over jouw gezondheidsgegevens moeten kunnen beschikken.

5.3 Toestemming en het intrekken ervan

Voor de verwerking van jouw gezondheidsgegevens hebben wij jouw uitdrukkelijke toestemming nodig. Je hebt als Verzekerde het recht om jouw uitdrukkelijke toestemming in te trekken. Dit zou mogelijk een impact kunnen hebben op de verdere uitvoering van de verzekeringsovereenkomst en kan er bijvoorbeeld toe leiden dat jouw deel van de verzekeringsovereenkomst afgekocht dient te worden. De handelingen die CARES ASSISTANCE vóór deze intrekking heeft gesteld, blijven geldig.

Intrekking van jouw toestemming kan door een schriftelijke, gehandtekende en gedateerde melding via e-mail (INFO@CARES ASSISTANCE.EU) of per post (CARES ASSISTANCE ter attentie van de Data Protection Officer, Rozebeeksestraat 44 te 8860 Lendelede), vergezeld van een kopie van jouw identiteitskaart ter identificatie.

6. Op welke wijze beschermt CARES ASSISTANCE jouw persoonsgegevens?

CARES ASSISTANCE heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

CARES ASSISTANCE heeft een informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld en met inachtneming daarvan fysieke en elektronische maatregelen getroffen.

7. Wie ontvangt jouw persoonsgegevens nog?

7.1 Doorgeven persoonsgegevens buiten de CARES ASSISTANCE organisatie

In vijf situaties delen wij jouw persoonsgegevens met andere organisaties;

indien noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met jou hebben afgesloten of waarbij je noodzakelijk bent betrokken;
om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld fiscale verplichtingen);
wanneer je in het kader van het online proces overgaat tot het digitaal ondertekenen van documenten;
voor content en conversatiemanagement delen we gepseudonimiseerde gegevens;
voor gepersonaliseerde advertenties delen we jouw gegevens als je daar toestemming voor hebt gegevens.

7.2 Doorgeven persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Jouw persoonsgegevens (hierin begrepen jouw gezondheidsgegevens) zullen niet worden doorgegeven aan enige ontvanger die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevindt, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. In dit geval zorgt CARES ASSISTANCE voor passende waarborgen (zoals o.a. het anonimiseren van de persoonsgegevens) en wordt er met de betreffende partner een modelcontract getekend van de Europese Commissie waardoor deze gehouden wordt aan de strenge eisen die door Europa opgelegd worden. Enkel onder die strikte voorwaarden zullen jouw persoonsgegevens verwerkt worden.

7.3 CARES ASSISTANCE verkoopt of exploiteert persoonsgegevens niet commercieel aan derden

CARES ASSISTANCE zal jouw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals beschreven in deze Privacyverklaring of tenzij met jouw voorafgaande toestemming.

8. Hoelang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

CARES ASSISTANCE bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doelen waarvoor jouw persoonsgegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist, onder meer in het licht van de wettelijke verjaringstermijnen (bepaalde vorderingen uit levensverzekeringen verjaren slechts na 30 jaar).

9. Contactgegevens CARES ASSISTANCE en overige informatie

Je kan jou schriftelijke verzoeken dan wel vragen m.b.t. privacy gerelateerde zaken sturen aan:

CARES ASSISTANCE T.a.v. de Data Protection Officer

Rozebeeksestraat 44

8860 Lendelede

Of via e-mail ter attentie van INFO@CARES ASSISTANCE.EU

Je bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

10. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van het klokkenluidsysteem

In dit hoofdstuk wenst CARES ASSISTANCE u te informeren waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken in het kader van het klokkenluiderssysteem. Als verwerkingsverantwoordelijke zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken voor klokkenluidersdoeleinden.

10.1 Wat is klokkenluiden?

Klokkenluiden betekent de vertrouwelijke of anonieme melding door werknemers van CARES ASSISTANCE of externe partijen van illegaal, oneerlijk of onrechtmatig gedrag binnen de bedrijfsactiviteiten van CARES ASSISTANCE, waarbij de melder wordt beschermd tegen vergelding. De melder wordt ook de Klokkenluider genoemd.

Wanneer je een Klokkenluider bent of een persoon die in de melding genoemd wordt, verwerken wij persoonsgegevens van jou.

10.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Als wij een melding ontvangen, wordt een dossier met de gegevens van de melding aangemaakt. Dit dossier bevat de identiteit, contactgegevens, functie of relatie tot CARES ASSISTANCE, informatie over de inbreuk, en alle andere informatie die de Klokkenluider ons heeft bezorgd over zichzelf of over de persoon die in de melding genoemd wordt. Wij zullen de verstrekte informatie vertrouwelijk behandelen.

Wij zijn niet van plan om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, zoals informatie over raciale en etnische afkomst, informatie over politieke overtuigingen, informatie over religieuze of filosofische overtuigingen, informatie met betrekking tot de gezondheid. Indien wij echter in het kader van een melding dit soort bijzondere categorieën van persoonsgegevens ontvangen, dan zullen wij deze gegevens met de hoogste mate van veiligheid en vertrouwelijkheid behandelen.

In sommige gevallen kan de Klokkenluider anoniem melden. In dat geval zullen wij ervoor zorgen dat de identiteit van de Klokkenluider geheim blijft en niet openbaar wordt gemaakt.

Indien er bepaalde informatie in de melding niet mag worden vrijgegeven in de context van een onderzoek, vragen wij de Klokkenluider om dit expliciet in de melding aan te geven.

10.3 Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij zullen de hierboven genoemde persoonsgegevens louter verzamelen en verwerken om klokkenluidersmeldingen te ontvangen en te behandelen.

10.4 Wat is de rechtsgrond voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens die worden vermeld in klokkenluidersmeldingen over onderwerpen die verband houden met een melding, worden verwerkt op basis van onze wettelijke verplichting, aangezien deze informatie nodig is om te voldoen aan de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (Klokkenluiderswet).

De verwerking van jouw persoonsgegevens is ook noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen om onszelf te verdedigen in geval van juridische procedures.

10.5 Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Wij dragen er zorg voor dat de identiteit van de Klokkenluider, en alle andere informatie waaruit de identiteit van de Klokkenluider of de persoon die in de melding genoemd wordt (direct of indirect) kan worden afgeleid, enkel toegankelijk zijn en geraadpleegd kunnen worden door de meldingsbeheerder(s) en het onderzoeksteam (indien van toepassing) die bevoegd zijn om de melding te ontvangen en verder op te volgen.

Alle interne en externe partijen die betrokken zijn bij de ontvangst van de melding, de opvolging, het onderzoek en de verdere vervolgacties, zijn gebonden aan strikte wettelijke of contractuele verplichtingen om jouw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk te houden.

Alleen indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, kunnen jouw persoonsgegevens worden verstrekt aan toezichthoudende instanties.

10.6 Algemeen

Wat betreft de bewaring van jouw persoonsgegevens (artikel 8), de bescherming ervan (artikel 6), de uitoefening van jouw rechten (artikel 2) en voor eventuele vragen en/of klachten (artikel 9), verwijzen wij u naar de relevante bepalingen in deze privacyverklaring.

Voor meer informatie over onze klokkenluidersprocedure, waaronder de wijze waarop klokkenluidersmeldingen worden verzonden, ontvangen, geanalyseerd, onderzocht en opgevolgd via onze interne online klokkenluiderstool, verwijzen wij u naar ons Klokkenluidersbeleid.

11. Wijzigingen

CARES ASSISTANCE kan deze Privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vindt u altijd op www.cares-assistance.eu.

Als je meer informatie wenst over privacy in het algemeen kan je terecht op de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (zie www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).