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Déclaration relative à la vie privée CARES ASSISTANCE

1. Généralités

1.1 CARES ASSISTANCE respecte votre vie privée

CARES ASSISTANCE attache beaucoup d'importance à votre vie privée et souhaite traiter vos données à caractère personnel de manière légale, honnête et transparente. Nous traitons vos données conformément à la législation et aux réglementations en vigueur, dont le Règlement général sur la protection des données. La présente déclaration relative à la vie privée expose la manière dont CARES ASSISTANCE traite les données à caractère personnel qui vous concernent. Elle s'applique à l’ensemble des données à caractère personnel traitées par CARES ASSISTANCE. Il peut s'agir de données à caractère personnel qui vous concernent en tant que preneur d'assurance, mais aussi en tant qu’assuré, bénéficiaire, intermédiaire d'assurances, client d'une entreprise de pompes funèbres CARES ASSISTANCE, visiteur de notre site web, candidat à une oﬀre d'emploi, fournisseur, etc.

1.2 Qui sommes-nous ?

CARES ASSISTANCE est un souscripteur mandaté actif en Belgique dans le domaine de l'assistance décès et maladies.

Dans la présente déclaration relative à la vie privée, on entend par CARES ASSISTANCE :

CARES ASSISTANCE, n° d’entreprise BE0883.745.125, sise à Rozebeeksestraat 44, 8860 Lendelede

1.3 Qu'est-ce qu'une donnée à caractère personnel et qu'entend-on par traitement de données à caractère personnel ?

Une donnée à caractère personnel est toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Il peut s'agir du nom, des coordonnées de cette personne, de sa date de naissance, d'une photo et de toute autre information qui est ou peut être reliée à cette personne physique, par exemple une adresse électronique, un numéro de téléphone (y compris le numéro de téléphone professionnel), un numéro de police ou un code de connexion.

Par traitement des données à caractère personnel, on entend toute opération ou l’ensemble d'opérations appliquées à des données à caractère personnel. Ces opérations sont très variées et se rapportent notamment à la collecte, la conservation, l'utilisation, la modification et la communication de ces données, jusqu'à leur destruction.

1.4 Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?

CARES ASSISTANCE est responsable du traitement de vos données à caractère personnel en matière d’assurances.

2. Quels sont vos droits en matière de protection de vos données à caractère personnel ?

Vous avez toujours le droit de consulter, corriger, limiter ou supprimer vos données à caractère personnel. En outre, vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel. Vous avez également le droit de transférer vos données à caractère personnel. Nous donnerons toujours suite à votre demande, à moins qu'elle ne soit manifestement infondée ou excessive.

En ce qui concerne l'utilisation de vos données à caractère personnel à des ﬁns de marketing direct, vous avez toujours le droit de vous y opposer.

Si vous avez donné votre consentement explicite (par exemple, en ce qui concerne le traitement des données relatives à la santé, dans le cadre des activités de marketing direct de CARES ASSISTANCE), vous avez également le droit de retirer ce consentement. Les actions entreprises par CARES ASSISTANCE avant le retrait de votre consentement resteront valables.

Enﬁn, vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles - +32 (0)2 274 48 00).

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, nous vous prions de nous soumettre votre demande avec un maximum de précisions. CARES ASSISTANCE doit, en eﬀet, pouvoir vous identifier aﬁn d'être certaine qu'il s'agit bien de vous et non d'une tierce personne essayant de se faire passer pour vous. C'est la raison pour laquelle, une copie de votre pièce d'identité valide vous sera toujours demandée. Nous sommes joignables par e-mail via info@cares-assistance.eu ou par courrier à l'adresse suivante CARES ASSISTANCE, à l'att. du Data Protection Oﬃcer, Rozebeeksestraat 44 - 8860 Lendelede.

3. Sur quelle base juridique utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous traitons vos données personnelles uniquement si l'une des conditions suivantes est remplie :

le traitement est nécessaire à la réalisation d’un contrat ;
le traitement est nécessaire au respect des obligations légales ;
le traitement est nécessaire à la sauvegarde de nos intérêts légitimes ;
le traitement repose sur votre autorisation.

3.1 Le traitement est nécessaire à la réalisation d'un contrat

C'est le cas lorsque vos données à caractère personnel sont traitées pour l'une des finalités suivantes:

pour évaluer si et à quelles conditions un contrat d'assurance peut être souscrit ;
pour exécuter le contrat d'assurance ;
pour pouvoir verser le solde au(x) bénéficiaire(s) ;
pour savoir si des dettes sociales ou ﬁscales grèvent la succession ;
pour pouvoir verser le capital restant ;
pour pouvoir payer la valeur de rachat ;
pour pouvoir régler votre domiciliation ;
pour racheter ou résilier votre police ;
pour clôturer votre dossier d'obsèques ;
pour exécuter le contrat de rapatriement ;
pour exécuter le contrat relatif au soutien aux survivants ;
pour exécuter les contrats conclus avec les fournisseurs ;

3.2 Le traitement est nécessaire au respect des obligations légales

Il s'agit, par exemple, des dispositions législatives suivantes :

la législation sur les assurances et celle relative à la distribution des assurances ;
les obligations légales dans le cadre de la lutte contre le blanchiment et contre le terrorisme ;
la législation relative au traitement comptable des opérations ;
la législation relative aux obligations de rapport aux autorités administratives ;
la législation relative à la gestion des risques ;
la législation relative au traitement des réclamations ;
la législation relative aux obligations de rapport aux autorités de contrôle, notamment à la FSMA (Financial Services and Markets Authority), à la BNB (Banque nationale de Belgique), et à l'Autorité de protection des données ;
la législation fiscale ;
la réglementation relative à l'obligation de répondre aux demandes des autorités judiciaires (police, parquet, etc.) ;
la législation relative aux fonds dormants ;
la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une entité juridique du secteur privé (Loi relative à la protection des lanceurs d’alerte).

3.3 Le traitement est nécessaire à la sauvegarde de nos intérêts légitimes

Vos données à caractère personnel seront traitées, entre autres, dans le but de:

Créer des études, des modèles (de risque, de marketing et autres) et des statistiques ;
La création de synergies, de gains d'eﬃcacité ou d'autres avantages organisationnels ou de processus ;
L'exercice et la défense des droits de CARES ASSISTANCE, par exemple en cas de litige ;
La gestion des clients et groupes de clients ou leur soutien, y compris la création de segments (par ex. particuliers, entreprises, indépendants, etc.) et de proﬁls de personnes pour la gestion des clients ou la détection des besoins des clients ;
L'entretien et l'amélioration du site web, notamment www.cares-assistance.eu, aﬁn que CARES ASSISTANCE puisse répondre au plus grand nombre possible de vos questions concernant ce site web ;
Réorganisation totale ou partielle ou transfert d'activités si CARES ASSISTANCE réorganise ou transfère ses activités commerciales. Cela peut impliquer le transfert de vos données à de nouvelles entités ou à des tiers par l'intermédiaire desquels l’entièreté ou une partie des activités commerciales de CARES ASSISTANCE sont réalisées ;
Sécurité de l'entreprise (images des caméras et mesures de détection et de réponse aux cyber-risques).
Formation (enregistrement des conversations téléphoniques et des chats) ;
Constitution d'une base de données de prospects et mise en place de campagnes ciblées de marketing sur les médias sociaux à l'égard de ces prospects, en utilisant des données marketing existantes ;
Réception, gestion, analyse, étude et traitement des rapports dans le cadre de la politique de signalement et de protection des lanceurs d’alerte.
Soigner et améliorer le fonctionnement des entreprises qui font partie de CARES ASSISTANCE, notamment en organisant des panels groupe et enquêtes et en communiquant sur ces panels groupe et enquêtes.

3.4 Le traitement repose sur votre autorisation

Par exemple, dans le cadre :

du traitement de vos données médicales ;
l'analyse de votre comportement de navigation sur nos sites web. Nous utilisons votre adresse IP et votre comportement de navigation pour établir un lien entre votre visite et vos préférences et pour vous envoyer, ainsi, des messages ciblés ;
le marketing direct, pour autant que votre consentement soit requis (par exemple la fourniture d'un produit ou service unique de CARES ASSISTANCE si vous n'êtes pas encore client) ;
la conservation de votre C.V. et de votre éventuelle évaluation pour la création d'une base de données de recrutement ; marketing personnalisé, campagnes de conversion sur les réseaux sociaux et génération de leads, sur base de votre consentement préalable.

4. Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ?

CARES ASSISTANCE collecte et traite vos données à caractère personnel en vue de divers objectifs.

CARES ASSISTANCE traitera exclusivement les données pertinentes en fonction de l'objectif poursuivi.

4.1 À quelles ﬁns vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?

Pour les finalités suivantes :

pour pouvoir vous identifier, contacter, conseiller et envoyer des informations ;
pour évaluer si et à quelles conditions un contrat peut être conclu ;
pour fournir des services relatifs aux décès ;
pour étoffer la base de données de notre clientèle et gérer nos relations avec nos clients ;
pour lutter contre la fraude ;
pour pouvoir respecter la législation en vigueur (notamment les obligations comptables, fiscales et en matière de lutte contre le blanchiment) ;
pour pouvoir effectuer les contrôles nécessaires (notamment dans le cadre de la détection et de la prévention de la fraude) ;
pour pouvoir traiter les réclamations/les compliments ; pour aligner l'oﬀre de CARES ASSISTANCE sur les besoins de ses clients, ce qui implique que CARES ASSISTANCE est susceptible d'analyser vos données à caractère personnel ;
pour optimiser nos sites web ;
pour le suivi de la qualité, notamment en enregistrant les entretiens par chat et par téléphone ;
pour pouvoir payer les biens ou les services fournis ;
la réception, gestion, analyse, étude et traitement des signalements dans le cadre de la politique de signalement et de protection des lanceurs d’alerte ;
aﬃcher des publicités pertinentes et personnalisées aux utilisateurs individuels, en fonction de leur identité, de leurs caractéristiques, de leurs besoins personnels et de leurs préférences.

4.2 Que faisons-nous des entretiens par chat et par téléphone ?

Dans le cadre de notre démarche qualité, nous sommes susceptibles d'enregistrer les conversations professionnelles par chat et par téléphone. Nous réalisons, en eﬀet, un suivi ciblé aﬁn d'optimiser la prestation et la qualité de nos services. Cette démarche, nous permet aussi de prouver que nous respectons la législation et la réglementation en vigueur, notamment l'obligation d'information que nous avons à votre égard, en vertu du règlement sur la protection des données. Ces entretiens ne seront pas conservés plus longtemps que le délai nécessaire pour garantir le respect rigoureux de la réglementation et de la législation. Passé ce délai, ils seront supprimés.

Important à savoir :

nous vous avertirons durant notre conversation de tout enregistrement de vos propos ;
nous traitons les fichiers audio conservés avec précaution et intégrité ;
nous n'utilisons pas les enregistrements à d'autres ﬁns que celles susmentionnées ;
les fichiers ne sont pas fournis à des tiers, à moins que CARES ASSISTANCE y soit obligée en vertu de la législation et de la réglementation.

4.3 Par quels autres biais obtenons-nous vos données à caractère personnel ?

CARES ASSISTANCE traite parfois des données à caractère personnel publiques, c’est-à-dire des données à caractère personnel qui sont disponibles publiquement. Il s'agit par exemple de publications au Moniteur belge, de données à caractère personnel que vous avez vous-même mises à disposition via une source publique (réseaux sociaux).

CARES ASSISTANCE peut également recevoir vos données à caractère personnel d'une personne ou instance autre que vous-même. C'est notamment le cas lorsque vous figurez comme bénéficiaire dans un contrat d'assurance. Dans le cadre de nos actions de marketing (direct), nous pouvons aussi acheter vos données à des entreprises responsables de la collecte légale de vos données à caractère personnel.

5. Comment gérons-nous vos données médicales ?

En votre qualité de candidat-assuré, CARES ASSISTANCE vous demandera de fournir un certain nombre de données médicales. Nous avons besoin de votre autorisation explicite pour le traitement de ces données.

5.1 Pourquoi demandons-nous vos données médicales ?

Nous demandons vos données médicales dans le cadre de l'évaluation, de la conclusion et de l'exécution du contrat d'assurance. Vos données médicales sont traitées aﬁn d'évaluer si et à quelles conditions le contrat d'assurance peut être souscrit, déterminer le risque à assurer (définir le montant de la prime, l’éventuel délai de carence, une proposition alternative), verser le capital assuré en cas de décès, vérifier à votre décès si l'état de santé renseigné au moment de la conclusion du contrat d'assurances était véridique et régler d'éventuels litiges.

5.2 Qui d'autre a accès à vos données médicales ?

Seules les personnes qui, au sein de CARES ASSISTANCE et ses partenaires assureurs et réassureurs, sont en charge du processus relatif à vos données médicales ont accès à ces données. Outre cela, vos données médicales sont fournies exclusivement aux médecins-conseils, aux personnes qui doivent prendre connaissance de ces données dans le cadre d'un litige (un avocat par exemple) et aux autres personnes qui doivent nécessairement avoir accès à vos données médicales.

5.3 Autorisation et retrait d'autorisation

Nous avons besoin de votre autorisation explicite pour le traitement de vos données médicales. En tant qu'assuré, vous avez le droit de retirer votre autorisation explicite. Ce retrait peut entraîner des répercussions sur l'exécution du contrat d'assurance, avec pour éventuelle conséquence le rachat nécessaire de votre part du contrat. Les actions entreprises par CARES ASSISTANCE avant le retrait de votre autorisation resteront valables.

Vous pouvez retirer votre autorisation en nous adressant une notification écrite, dûment signée et datée, par e-mail (INFO@CARES ASSISTANCE.EU) ou par courrier postal (CARES ASSISTANCE, à l'attention du Data Protection Oﬃcer, Rozebeeksestraat 44, 8860 Lendelede), accompagnée d'une copie de votre carte d'identité à titre d'identification

6. Comment Cares Assistance protège-t-elle vos données à caractère personnel ?

D’une part, CARES ASSISTANCE a pris des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger vos données à caractère personnel contre toute perte ou contre toute forme de traitement illégal.

D’autre part, CARES ASSISTANCE a déﬁni une politique de sécurité de l’information et a pris des mesures électroniques et physiques en conséquence.

7. Qui d’autre reçoit vos données à caractère personnel ?

7.1 Transmission de vos données à caractère personnel en dehors de Cares Assistance

Nous partageons vos données à caractère personnel avec d'autres organisations dans cinq situations :

si cela s'avère nécessaire à l'exécution du contrat que nous avons conclu avec vous ou dans lequel vous êtes nécessairement impliqué(e) ;
pour satisfaire à nos obligations légales (sur le plan ﬁscal par exemple) ;
lorsque vous – dans le cadre du processus en ligne – signez des documents de manière digitale ;
pour la gestion du contenu et des conversations, nous partageons des données pseudonymisées;
pour les publicités personnalisées, nous partageons vos données si vous avez donné votre consentement.

7.2 Transmission hors de l'Espace économique européen

Vos données à caractère personnel (y compris vos données médicales) ne seront transmises à aucun destinataire en dehors de l'Espace économique européen, sauf si cela se révèle nécessaire pour l'exécution du contrat. Dans un tel cas, CARES ASSISTANCE fournit des garanties appropriées (telles que l’anonymisation des données à caractère personnel, par exemple) et signe avec le partenaire en question un contrat type élaboré par la Commission européenne, par lequel ce partenaire est tenu de se conformer aux strictes exigences imposées par l’Europe. Vos données à caractère personnel ne seront traitées qu'à ces strictes conditions.

7.3 Cares Assistance ne vend ni n'exploite vos données personnelles à des ﬁns commerciales par le biais de tiers

CARES ASSISTANCE ne vendra, ni louera, ni distribuera vos données à caractère personnel, ni les mettra commercialement à la disposition de tiers de manière différente que celles décrites dans la présente déclaration relative à la vie privée, ou à moins d'avoir obtenu votre consentement préalable.

8. Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

CARES ASSISTANCE ne conservera pas vos données à caractère personnel plus longtemps que la durée nécessaire aux ﬁns pour lesquelles elles sont collectées et, dans tous les cas, aussi longtemps que la réglementation spécifique l’exige, notamment eu égard aux délais de prescription légaux (certaines actions des assurances-vie sont prescrites pendant 30 ans).

9. Coordonnées de Cares Assistance et informations complémentaires

Nous vous invitons à adresser vos requêtes ou questions relatives à la protection de la vie privée à l'adresse suivante :

CARES ASSISTANCE À l'att du Data Protection Oﬃcer

Rozebeeksestraat 44

8860 Lendelede

Ou par e-mail à l'adresse INFO@CARES ASSISTANCE.EU.

Vous avez également le droit de déposer une plainte concernant l'utilisation de vos données à caractère personnel auprès de l'Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be).

10. Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre du système de signalement et de protection des lanceurs d’alerte

Dans cette section, CARES ASSISTANCE souhaite vous expliquer pourquoi et comment nous collectons et traitons vos données à caractère personnel dans le cadre du système de signalement et de protection des lanceurs d’alerte. En tant que responsable du traitement, nous sommes responsables du traitement des données à caractère personnel que nous collectons et traitons à des ﬁns de signalement.

10.1 Qu'est-ce qu’un signalement?

Par signalement, on entend le signalement confidentiel ou anonyme, par des employés de CARES ASSISTANCE ou des parties externes, de comportements illégaux, injustes ou abusifs dans le cadre des activités commerciales de CARES ASSISTANCE, en protégeant la personne procédant au signalement contre des représailles. La personne procédant au signalement est également appelée le lanceur d’alerte.

Si vous êtes un lanceur d’alerte ou une personne nommée dans le signalement, nous traitons les données à caractère personnel vous concernant.

10.2 Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

Lorsque nous recevons un signalement, un ﬁchier contenant les détails du signalement est créé. Ce dossier contient l'identité, les coordonnées, la position ou la fonction au sein de CARES ASSISTANCE, les informations sur la violation et toute autre information que le lanceur d’alerte nous a fournies sur lui-même ou sur la personne nommée dans le signalement. Les informations fournies resteront confidentielles.

Nous n'avons pas l'intention de collecter et de traiter des catégories particulières de données à caractère personnel, telles que des informations sur l'origine raciale et ethnique, sur les opinions politiques, sur les convictions religieuses ou philosophiques ou des informations relatives à la santé. Toutefois, si nous recevons ces types de catégories spéciales de données à caractère personnel dans le cadre d'un signalement, nous traiterons ces données avec le plus haut degré de sécurité et de confidentialité.

Dans certains cas, le lanceur d’alerte peut faire son signalement de manière anonyme. Dans ce cas, nous veillerons à ce que son identité reste secrète et ne soit pas rendue publique.

Si certaines informations contenues dans le signalement ne doivent pas être divulguées dans le cadre d'une enquête, nous demanderons au lanceur d’alerte de l'indiquer explicitement dans le signalement.

10.3 Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous collecterons et traiterons les données à caractère personnel mentionnées ci-dessus uniquement pour recevoir et traiter les signalements des lanceurs d’alerte.

10.4 Quelle est la base juridique du traitement de vos données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel mentionnées dans les signalements des lanceurs d’alerte sur les sujets liés à un signalement sont traitées sur la base de notre obligation légale, car ces informations sont nécessaires pour nous conformer à la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une entité juridique du secteur privé (Loi relative à la protection des lanceurs d’alerte).

Le traitement de vos données à caractère personnel est également nécessaire à la protection de nos intérêts légitimes pour nous défendre en cas de procédure judiciaire.

10.5 Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous veillons à ce que l'identité du lanceur d’alerte, ainsi que toute autre information permettant de déduire (directement ou indirectement) son identité ou de la personne nommée dans le signalement, ne soient accessibles et consultables que par le(s) gestionnaire(s) du signalement et (le cas échéant) l'équipe de recherche autorisés à recevoir le signalement et à en assurer le suivi.

Toutes les parties internes et externes impliquées dans la réception du signalement, le suivi, l'enquête et les actions de suivi ultérieures sont liées par des obligations légales ou contractuelles strictes visant à garder vos données à caractère personnel sécurisées et confidentielles.

Ce n'est que si nous sommes tenus de le faire par la loi que vos données à caractère personnel peuvent être divulguées aux autorités de surveillance.

10.6 Généralités

En ce qui concerne la conservation de vos données à caractère personnel (article 8), leur protection (article 6), l'exercice de vos droits (article 2) et pour toute question et/ou plainte (article 9), veuillez-vous référer aux dispositions de la présente déclaration relative à la vie privée.

Pour plus d'informations sur notre procédure de signalement, y compris la manière dont les signalements sont envoyés, reçus, analysés, examinés et suivis via notre outil interne de dénonciation en ligne, veuillez consulter notre politique de signalement et de protection des lanceurs d’alerte.

11 Modifications

CARES ASSISTANCE est en droit de modifier la présente déclaration relative à la vie privée. La version la plus récente est consultable à tout moment en suivant ce lien : https://www.CARES-ASSISTANCE.EU. Si vous souhaitez plus d'informations sur la protection de la vie privée en général, nous vous invitons à consulter le site web de l'Autorité belge de protection des données (voir www.autoriteprotectiondonnees.be).